1.- Planeación
La descripción y definición de los Procedimientos de Auditoría cuyas técnicas y pruebas correspondan a la fiscalización de los fondos y programas federalizados, de lo anterior se obtiene la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente con la que se determinan los resultados.
Documentos que integran la planeación de la auditoría:
- Carta de planeación.
- Cronograma de actividades.
- Muestra.
2.- Ejecución
Proceso de ejecución de auditoría:
- Enviar oficio de orden de auditoría y requerimiento de información.
- Celebrar el acta de inicio de la auditoría.
- Recibir la información y documentación requerida al ente o área auditada.
- Reiterar requerimientos y/o documentación o solicitar los nuevos requerimientos.
Análisis conforme al procedimiento de lineamientos de auditoría
1.- Elaborar papeles de trabajo.
2.- Sustentar papeles: documentos que soporten los resultados y conclusiones obtenidos.
3.- Itinerario de inspección de campo: determinar agenda para revisión física de obras o validación de apoyos.
4.- Análisis de hallazgos: obtenidos en inspección documental y de campo para determinar irregularidades a documentar.
5.- Cédulas de observaciones: se realizan las cédulas de observación.
6.- Entrega de resultados: notificar la firma de las cédulas de observación y se establece la fecha límite para su atención, 45 días hábiles.
7.- Firma de acta administrativa: constatar entrega de resultados.
8.- Cierre de auditoría: Informe de auditoría-antecedentes y alcance, trabajos realizados, irregularidades detectadas, conclusiones y recomendaciones.
Los Procedimientos de auditoría se integran por diez apartados básicos y estratégicos para la revisión de los fondos y programas federalizados.
- Control interno
Verificar mediante la aplicación de cuestionarios la existencia de controles internos para prevenir y minimizar el impacto de los riesgos que puedan afectar la eficacia y eficiencia de las operaciones, la obtención de información confiable y oportuna, el cumplimiento de la normativa y la consecución de los objetivos, con base en el Marco Integrado de Control Interno.
- Transferencia de recursos
Verificar:
La suscripción en tiempo y forma del convenio de otorgación de los recursos.
La apertura de la cuenta bancaria productiva y específica.
Según aplique, los tiempos de transferencia entidad-ejecutor traspasos a otras cuentas y la emisión de recibos por parte de las ejecutoras.
- Registro e información financiera de las operaciones
Verificar la realización de registros contables presupuestales y patrimoniales específicos, actualizados, identificados y controlados (ingreso-egreso de los recursos y rendimientos generados).
Confirmar el cumplimiento con las disposiciones fiscales de la documentación comprobatoria y su cancelación con un sello que contenga la leyenda “OPERADO”, la denominación del subsidio y el año fiscal correspondiente al gasto.
Constatar que al cierre del ejercicio, recursos destinados a fines no autorizados y no devengados a más tardar al 31 de diciembre, se hayan reintegrado a la Tesorería de la Federación.
Ejemplo del momento contable de acuerdo al principio de anualidad.
Al 15 de enero a más tardar se deberán reintegrar los recursos no devengados y no comprometidos al cierre del año (supuesto ordinario).
Cubrir los pagos respectivos a más tardar durante el 1er trimestre, o bien, conforme al calendario de ejecución convenido Art. 17 de la Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.
4. Destino de los recursos
Comprobar que los recursos federales aprobados, incluyendo los rendimientos financieros generados, se destinaron exclusivamente a los fines de los programas y fondos, según corresponda, y verificar su correcta aplicación.
- Servicios profesionales
a) Comprobar que los recursos utilizados para el pago de remuneraciones corresponden al personal contratado para el logro de las estrategias generales.
b) Nuevas contrataciones de personal, realizadas con recursos del programa, se hayan realizado conforme a la normativa aplicable y constatar que el monto pagado no sea superior al porcentaje autorizado para este concepto.
c) Que en los pagos del personal contratado cumplieron las obligaciones fiscales.
d) El personal cumplió los requisitos establecidos en el perfil de puestos y verificar títulos y cédulas profesionales estén registrados en la Dirección General de Profesiones.
Comprobar que el personal asistió a su centro de trabajo y cumplió con las acciones para las que fue contratado.
- Adquisiciones, arrendamientos y servicios
a) Verificar licitaciones y adjudicaciones considerando los montos máximos autorizados, y que los casos de excepción a la licitación, estén motivados y fundamentados.
b) Constatar que estén amparadas con un contrato y/o pedido debidamente formalizado y garantizando el cumplimiento de las condiciones pactadas, los anticipos otorgados y en su caso los vicios ocultos.
c) La aplicación de las penas convencionales correspondientes (incumplimiento en los plazos de entrega establecidos).
d) Comprobar (inspección física selectiva): inventarios, resguardos actualizados, operatividad y destino a las funciones previstas y, en caso de bajas, reflejadas en registros contables del activo correspondiente.
- Obras públicas y servicios relacionados con las mismas (continuación):
- Transparencia y difusión de la información
Verificar:
Se reportó trimestralmente a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la información relacionada con el ejercicio, destino y resultados obtenidos de los recursos transferidos a la ejecutora.
Los plazos y términos de los reportes según las disposiciones jurídicas.
Publicación en el órgano local oficial de difusión, páginas electrónicas o en algún otro medio local.
- Cumplimiento de metas y objetivos
Comprobar que el ente auditado cumplió los objetivos y las metas establecidas para el programa asignado conforme a las reglas de operación y el convenio específico.
- Cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental
- Comprobar el cumplimiento que reporta el ente auditado en los registros contables, en los registros presupuestarios, los registros administrativos y en la cuenta pública.
- Examinar el cumplimiento que muestra el ente auditado en transparencia y difusión de la información financiera.
Las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización establecen, dentro de los principios fundamentales de la auditoría, que en la etapa de ejecución el auditor, al concluir los procedimientos de auditoría, evaluará si el asunto ha sido auditado de manera suficiente y apropiada, por lo que antes de emitir los resultados determinará si es necesario realizar procedimientos adicionales.
3.- Informe
Con base en las cédulas de observaciones firmadas, el personal comisionado elabora el informe de auditoría según los antecedentes, alcance de la auditoría, trabajos realizados e irregularidades detectadas.
Así mismo, incluye las conclusiones y recomendaciones convenientes, anexando al Informe las cédulas de observaciones aceptadas y firmadas.
Posteriormente, se notifica al titular de la Contraloría del Estado, el seguimiento de los compromisos adquiridos hasta su regularización; mismos que son compartidos al ente auditado.
Fuente: Guía de Auditoría de la Administración Pública del Estado de Jalisco