Preservación de la memoria institucional en la era digital
Preservación de la memoria institucional en la era digital
Las sociedades, en distintos momentos de su desarrollo histórico –en particular a partir de las primeras décadas del siglo XX–, se han preocupado por la protección de su producción cultural a través de la sanción de leyes específicas y la creación de organismos que actúan como administradores y gestores del patrimonio. Esto es debido a la consolidación de las condiciones de preservación del patrimonio cultural material, que es el que contribuye a afianzar la identidad de los pueblos y, concomitantemente, a respaldar y defender sus derechos. Esta “identidad” de los pueblos está anclada en su patrimonio y se manifiesta en la diversidad de su producción cultural.
Por tanto, el presente texto reflexiona sobre las implicaciones de las tecnologías modernas en el propio rol del archivista, sus relaciones con la preservación de la memoria y, en consecuencia, con las demandas de la ciudadanía al acceso a la información.
Patrimonio documental
El concepto de patrimonio documental ha sido, de manera histórica, el eje sobre el que se construye gran parte de la memoria institucional de las entidades. Desde manuscritos antiguos y cartas personales hasta tratados oficiales y archivos audiovisuales, los documentos físicos han representado un testimonio tangible del conocimiento, la cultura y la historia de la humanidad. Sin embargo, en las décadas recientes, la transformación digital irrumpió como una poderosa herramienta que ha cambiado la manera en que accedemos, preservamos y compartimos este patrimonio.
Esta transición llena de potencial también demanda una revisión exhaustiva de los marcos legales y éticos que rigen la conservación y el acceso al patrimonio documental, adaptándose a las complejidades de la era digital. En consecuencia, es imperioso desarrollar un plan que establezca estrategias, responsabilidades y procedimientos para la gestión y preservación del patrimonio digital. Dicho plan debe considerar aspectos como la evaluación de riesgos, la asignación de recursos y la formación del personal involucrado.
Estamos inmersos en un proceso de globalización que ha provocado una nueva era para los archivos a raíz del uso de las tecnologías. Actualmente observamos una profunda transformación de la sociedad y de su entorno, situación que afecta tanto el aspecto individual como el social. La innovación digital ocurre cuando la sociedad se apoya en los avances que se dan en la tecnología informática para mejorar sectores como: el laboral, el público, educativo, social, cultural y de salud. En esta denominada “cuarta revolución industrial”, las tecnologías que son tendencia en el desarrollo de la sociedad son la inteligencia artificial, el internet, el transporte autónomo, la impresión 3D, la llamada computación en la nube, la robótica, la automatización de procesos y la ciberseguridad.
En general, la sociedad tiene una idea más o menos cercana sobre lo que son los archivos y lo que ellos pueden representar en su contexto. Idea que reconoce, aunque sea con un perfil equívoco, la verdadera naturaleza de los archivos, en cuanto a que estos son repositorios a los que los ciudadanía puede recurrir para obtener información indispensable, referente a su vida personal, civil o profesional. De esta manera, se posee una noción más o menos concreta de que los archivos institucionales son necesarios para la marcha eficaz de las entidades públicas o privadas.
Preservación del patrimonio digital
La preservación de la memoria digital institucional es esencial para garantizar que la información y los documentos generados por una organización se conserven a largo plazo, manteniendo su accesibilidad y autenticidad. Este proceso implica la implementación de estrategias y tecnologías que protejan los documentos digitales de riesgos.
Tal como expresa Giménez Chornet: “la preservación de los documentos digitales producidos por los organismos o las personas en el desarrollo de sus actividades es una de las preocupaciones actuales para garantizar su usabilidad a lo largo del tiempo y mantener su autenticidad e integridad” (2014, p. 135).
La tecnología digital está en constante evolución, lo que implica que muchos de los formatos actuales pueden volverse obsoletos. La rápida innovación tecnológica pone en riesgo la durabilidad de los documentos digitales y, sin un marco legal adecuado que regule su migración a nuevos soportes o tecnologías, corremos el riesgo de perder gran parte de nuestra memoria institucional.
Un aspecto central en la era digital es el acceso a la información. En este sentido, la legislación debe garantizar que los documentos digitales sean accesibles de manera justa y equitativa para la ciudadanía.
La Carta de la UNESCO para la Preservación del Patrimonio Digital, de 2003, proclama en su artículo 2 sobre su acceso:
El objetivo de la conservación del patrimonio digital es que éste sea accesible para el público. Por consiguiente, el acceso a los elementos del patrimonio digital, especialmente los de dominio público, no debería estar sujeto a requisitos poco razonables. Al mismo tiempo, debería garantizarse la protección de la información delicada o de carácter privado contra cualquier forma de intrusión (2003).
Esto implica abordar no solo las cuestiones tecnológicas sino, también, los derechos de privacidad. Muchos archivos contienen información personal o confidencial, y el acceso a estos documentos debe ser con un rigor legal que proteja los datos sensibles, especialmente en aquellos casos donde los documentos contienen información sobre personas o comunidades vulnerables.
La tarea de la gestión de los documentos en las organizaciones es cada vez más desafiante, a medida que las mismas se hacen más grandes y complejas, y que las tecnologías de la información y los desarrollos sociales generales incrementan el volumen y la sofisticación de la información disponible. Este proceso puede ser encarado a través de un cuidadoso estudio de cómo las organizaciones producen, utilizan y descartan la información.
Respecto a la preservación del patrimonio documental y digital, la Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura (UNESCO) recomendó:
1.3 Se alienta a los Estados Miembros a determinar los elementos del patrimonio documental cuya conservación corre un riesgo potencial o inminente y a señalarlo a los órganos que tengan competencia para adoptar las medidas de preservación pertinentes. Los Estados Miembros deberían respaldar y fortalecer sus instituciones pertinentes encargadas de la memoria y, cuando resulte factible y oportuno, alentar a las comunidades de investigación y a los propietarios privados a cuidar su propio patrimonio documental en beneficio del interés público. Del mismo modo, las instituciones públicas y privadas deberían velar por el cuidado profesional de los documentos que ellas mismas producen (2015).
El punto de partida de una estrategia de preservación de los documentos digitales es la elaboración de un sistema de evaluación y selección de los documentos administrativos, en el contexto de un sistema integral de gestión documental que permita identificar los documentos de conservación permanente y establecer las características de su creación, utilización y disposición.
La guarda electrónica también debe tener sus reglas y presentarse de una manera sencilla para hacer efectivo el derecho del acceso a la información. Al respecto, resulta interesante citar al profesor Daniel Floresquien afirma: “la propuesta del concepto de Cadena de Custodia Digital Archivística (CCDA) se presenta como un principio aplicable y necesario para los documentos digitales, considerando sus especificidades y complejidades, garantizando que los documentos de archivo no sufran ruptura en su custodia archivística digital” (2021). Sostiene, además, que:
hay que considerar, en este contexto, todas las especificidades y complejidades de los documentos digitales, proporcionándoles un ambiente digital seguro, para la garantía y mantenimiento de la confiabilidad y autenticidad de los documentos, y garantizando que los documentos de archivo no tengan ruptura en su custodia archivística digital. Para eso, deben ser mantenidos siempre en ambientes digitales con requisitos archivísticos homologados (2021).
Asimismo, es imprescindible definir las estrategias de preservación, para lo que considero útil la Norma ISO 14721, conocida también como OAI (Open Archival Information System, por sus siglas en inglés) que es un modelo conceptual que detalla las funciones, responsabilidades y la manera en que se debe organizar un sistema que pretenda preservar documentación a largo plazo.
En la preservación digital está implícito un proceso en expansión y con ello la creación de un nuevo lenguaje que, más allá de la idea de garantizar la integridad física y funcional de los documentos, abarca las características, problemas y riesgos de los documentos digitales, las implicaciones de la obsolescencia tecnológica, la fragilidad de los medios de almacenamiento y la multiplicidad de los formatos digitales, así como los retos que se plantean para asegurar que la información generada en entornos digitales se mantenga auténtica, íntegra, fiable y accesible a largo plazo.
Rol del archivista
Es necesario que el archivista contemporáneo se acerque cada vez más a las entidades productoras de documentos para tratar de desempeñar, a la par de los administradores y de los informáticos, un papel eficaz en la gestión documental electrónica.
A partir de lo anterior, resulta necesario considerar el dilema de los archivistas, entre el ejercicio de la profesión como una transición a la cultura moderna de la información o como meros custodios de papeles.
Por otra parte, las instituciones públicas no han cesado de solicitar a los archivistas su intervención en la satisfacción de sus actuales necesidades; es decir, en la recuperación de la información contenida en documentos administrativos en todo tipo de soportes, especialmente el informático; en la identificación y recuperación de la información estratégica para la toma de decisiones y en el establecimiento de normas de conservación. Asimismo, un rol fundamental de los archivistas es la preservación de la información a fin de garantizar la transparencia de la gestión pública y la rendición de cuentas.
Actualmente, la transparencia y el acceso a los documentos oficiales ocupan un rol muy significativo. Menne-Haritz (1992) ha declarado incluso que tal acceso debe formar un nuevo paradigma en sí mismo en la ciencia archivística.
La clave de la contribución de los archivistas a la administración de la información se encuentra en la única perspectiva proporcionada por el principio de procedencia, con la elaboración de cuadros de clasificación organizacionales y de tablas que establezcan los plazos de conservación de la documentación. Como se considera actualmente en nuestro ámbito, se impone la expansión del principio de procedencia a la gestión de los documentos de archivo digitales.
Cada archivista debe ser consciente de su función social y del papel que juega dentro de la sociedad, cuyas reglas debe respetar. Es responsable, ante esta, de la conservación y preservación del patrimonio archivístico, es decir, de las pruebas y evidencias producidas por las distintas instituciones, ya sean públicas o privadas. Asimismo, cada archivista debe velar por la transmisión de la memoria social a las generaciones futuras. Justifica esta postura la importancia y trascendencia adquirida por la profesión de archivista que, no obstante, en Argentina y en América Latina no siempre se visualiza en este sentido.
En la ya citada Carta de la UNESCO para la Preservación del Patrimonio Digital (2003) se proclama en el artículo 4 la “Necesidad de pasar a la acción”. El mismo dice que: “a menos que se haga frente a los peligros actuales, el patrimonio digital desaparecerá rápida e ineluctablemente. El hecho de estimular la adopción de medidas jurídicas, económicas y técnicas para salvaguardar ese patrimonio redundará en beneficio de los propios Estados miembros” (2003).
Los retos actuales del archivista son cómo conservar en soporte electrónico, la memoria institucional siempre creciente, y garantizar, al mismo tiempo, su autenticidad y preservación a largo plazo.
La preservación de nuestro patrimonio digital es una responsabilidad de todos y es necesario generar lineamientos para que la memoria institucional, producida en el desarrollo de sus funciones, perdure en el tiempo garantizando la accesibilidad a los documentos digitales.
Bibliografía y fuentes de información
Castillo Segura, C. (2018). Fundamentos de Preservación Digital a largo plazo, Bogotá, Colombia: Archivo General de la Nación.
Chancay, E., Chaparro, E., y Ribadeneira, K. (2021). Estrategias de Preservación Digital para el Archivo General de la Universidad Católica Santiago de Guayaquil. ReHuSo, 61-73. Recuperado de: https://revistas.utm.edu.ec/index.php/Rehuso/article/view/1684, fecha de consulta: marzo de 2025.
Flores, D., Gava, T. B. S. (2021). “Cadeia de Custódia Digital Arquivística-CCDA”, en: Arquivo, documento e informação em cenários híbridos: anais do Simpósio Internacional de Arquivos. Anais San Paulo(SP) Eventus, 8, Recuperado de: https//www.even3.com.br/anais/simposiointernacionaldearquivos/336974-CADEIA-DE-CUSTODIA-DIGITAL-ARQUIVISTICA---CCDA, fecha de consulta: abril de 2025.
Giménez Chornet, V. (2014). “Criterios ISO para la preservación digital de los documentos de archivo”, en: Códices, 10 (2), 135-150.
Menne-Haritz, A. (1992). “Formación en archivística: satisfaciendo las necesidades de la sociedad del siglo XXI”, en: XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal.
Szlejcher, A. (2016). “Protección del patrimonio documental argentino: la incidencia de la legislación sobre documentos digitales”, en: Anuario Escuela de Archivología, Núm. 4 (2012), disponible en: https://revistas.unc.edu.ar/index.php/anuario/article/view/12842, fecha de consulta: abril de 2025.
UNESCO (2003). Carta sobre la preservación del patrimonio digital. [Versión digital]. Recuperado de https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000130071_spa